Comment bien choisir un logiciel de facturation quand on est freelance ?

facturation freelance

Aujourd’hui, nous allons vous fournir quelques conseils pour gagner du temps sur votre facturation, en vous aidant à choisir le logiciel de facturation pour freelance le plus adapté à votre situation.

Pourquoi choisir un logiciel de facturation quand on est freelance ?

Un logiciel fait gagner du temps

Avant de rentrer dans le détail des critères pour bien choisir son logiciel de facturation, faisons une petite parenthèse sur la facturation.

Pour tous les clients que vous aurez en direct, vous devrez établir des factures. Et on vous souhaite même d’en établir le plus possible !

Il vous faudra donc a minima :

  • Faire des devis
  • Enregistrer les coordonnées de facturation de vos clients
  • Émettre les factures
  • Élaborer des factures d’avoir, des factures récurrentes… (selon votre activité)
  • Faire un rapprochement bancaire
  • Suivre et relancer les factures impayées
  • Stocker et partager ces factures avec votre expert-comptable (si vous en avez un)

Pour ne pas perdre de temps, et même en gagner, choisir un logiciel de facturation est plus que nécessaire.

Un logiciel de facturation est même obligatoire dans certains cas

Au-delà de leur utilité, certains freelances sont même dans l’obligation d’avoir un logiciel certifié.

Ainsi, depuis la loi anti-fraude à la TVA entrée en vigueur le 1er janvier 2018, les entreprises sont dans l’obligation d’utiliser des logiciels de facturation certifiés.

Presque toutes les entreprises installées en France sont concernées, sauf :

  1. Celles exonérées de TVA ou non-assujetties
  2. Celles qui ne traitent qu’avec des clients assujettis à la TVA

Les entreprises concernées n’ont quant à elles plus le droit d’utiliser les alternatives au logiciel de facturation, à savoir :

  • Excel, Google Sheets ou autre tableur
  • Word ou autre éditeur de texte
  • Un logiciel non certifié

Alors certes, si vous n’êtes pas concerné par l’obligation (si vous êtes micro-entrepreneur non assujetti à la TVA par exemple, ou que vous ne vendez qu’à des clients B2B), vous pouvez toujours utiliser ces alternatives.

Les critères de choix du bon logiciel de facturation

Premier critère de choix, votre statut. Certains logiciels ne sont pas adaptés à tous les statuts juridiques, tandis que d’autres, qui acceptent tous les statuts, sont plus adaptés aux freelances.

Pour un freelance, la différence principale va surtout se faire entre micro-entreprise et société unipersonnelle.

La micro-entreprise a des impacts sur la gestion de la TVA, et un bon logiciel dédié aux auto-entrepreneurs prendra en compte cette gestion des seuils de TVA à la perfection. Certains logiciels sont ainsi dédiés aux auto-entrepreneurs, et ne vous accepteront pas si vous avez un statut de société.

D’autres logiciels sont plus souples sur les statuts acceptés (SASU ou EURL et micro-entreprise), mais font plutôt le choix de se spécialiser sur un domaine d’activité :

  • Restauration avec la caisse intégrée
  • E-commerce, avec intégrations à des outils tiers (Paypal, Stripe…)
  • Artisans avec des fonctionnalités de gestion des catalogues de produits et prestation
  • Freelances avec fonctionnalité de suivi du temps et de gestion de projet
    etc.

Évidemment, nous vous conseillons plutôt de vous tourner vers un outil qui tient compte de vos contraintes de freelance (gestion commerciale, time-tracking…) et de votre statut.

Vos habitudes et préférences d’usage

Deuxième critère à ne pas négliger pour choisir le bon logiciel de facturation pour freelance : vos habitudes. Il existe en effet énormément de logiciels de facturation, et tous ont plus ou moins les mêmes fonctionnalités de facturation. Ce n’est donc pas vraiment un élément différenciant.

Par contre, certains logiciels sont à télécharger, d’autres en open-source, plusieurs ont une version mobile, d’autres sont uniquement disponibles sur ordinateur. Certains fonctionnent même parfois uniquement sous forme d’application. Enfin, certains logiciels sont développés et hébergés en France, d’autres à l’étranger, ce qui peut être un critère de choix important (où sont stockées vos données ?).

À vous de voir ce que vous préférez, mais compte tenu de l’évolution du marché, un logiciel de facturation en ligne, avec une version mobile, est une option simple qui conviendra à la plupart d’entre vous (ergonomie, facilité d’utilisation, mises à jour automatiques, respect des lois, certifications, système d’envoi par emails,…).

Votre budget

Le budget est un critère de choix important, et il évident que quand on lance un nouveau projet, faire des économies et limiter ses charges est non seulement tentant, mais primordial.

Ceci dit, le prix ne doit pas être le seul critère.

Pourquoi ?

  • Les logiciels de facturation sont parfois limités lorsqu’ils sont gratuits
  • Payer est souvent (pas toujours malheureusement) un gage de qualité et de pérennité de la solution. On ne compte plus les outils gratuits qui ne sont pas mis à jour.
  • Certains logiciels de facturation payants font gagner beaucoup plus de temps

Le dernier point est selon moi le plus important. Pour tous les freelances, gérer son temps est crucial, et gagner du temps revient tout simplement à pouvoir facturer davantage.

Il est probable que votre temps vaille donc davantage que les quelques euros ou dizaines d’euros par mois que coûtent la plupart des bons logiciels de facturation.

Posez-vous la question suivante : combien vaut une demi journée économisée par mois sur les devis, factures, relances, pointages… ?

La réponse est évidemment plus facile lorsqu’on est freelance à temps complet et qu’on a défini son TJM, mais nous invitons tout le monde à se la poser avant de foncer tête baissée pour un logiciel gratuit, parfois moins adapté que d’autres payants.

Les fonctionnalités

Dernier critère pour choisir le bon logiciel de facturation pour freelance : l’étendue des fonctionnalités.
Une fois que vous avez pré-selectionné 2 ou 3 logiciels qui correspondent à vos besoins en facturation, regardez en détail les autres fonctionnalités :

  • Est-ce que le logiciel propose des fonctionnalités de comptabilité ? Des exports-comptables ?
  • Quelles sont les fonctionnalités CRM ?
  • Y-a-t-il une intégration bancaire (pour faciliter le rapprochement) ?
  • Comment fonctionne la gestion des notes de frais ?
  • Quelles sont les fonctionnalités de suivi de l’activité (tableau de bord…) ?
  • Quid des fonctionnalités de time-tracking ?

Ces questions sont primordiales, car de nombreux logiciels ERP intègrent la facturation comme une fonctionnalité parmi beaucoup d’autres.

Rien ne sert donc de payer pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin. À l’inverse, il serait dommage de choisir un logiciel limité qui vous forcerait sans doute plus tard à prendre une solution complémentaire, voire qui vous forcera à en changer.

À vous de décider ce dont vous avez besoin, avant de comparer les différents logiciels de facturation en tenant compte de tous les critères déjà évoqués.

6