Dématérialisation des factures : quelles sont les nouvelles obligations des entreprises et entrepreneurs ?

Depuis plusieurs années, l’administration fiscale a multiplié les obligations pour les entreprises concernant la dématérialisation des factures.

L’objectif est double pour l’État, mieux lutter contre la fraude à la TVA et simplifier sa collecte auprès des entreprises. 

Mais, quelles sont ces nouvelles obligations ? À quelles entreprises et entrepreneurs s’appliquent-elles ? À quelle date ?

Dans cet article, nous faisons le point.

L’obligation de facturation électronique 

La première obligation introduite par la loi (et la mieux définie à ce jour), c’est celle concernant la facturation électronique.

Cette obligation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, en B2G (relation commerciale avec une administration publique) et B2B (relation d’affaires d’entreprise à entreprise). 

Les micro-entrepreneurs n’ayant pas franchi le seuil de TVA ne sont donc pas concernés, de même que les entreprises B2C (qui font du commerce avec les particuliers).

La date d’entrée en vigueur de l’obligation dépend de la taille de l’entreprise :

  • 2023 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) ;
  • 2024 pour les Entreprises de Taille Intermédiaire ;
  • 2025 pour les PME (moins de 250 salariés) et TPE (moins de 10 salariés).

Authenticité de la facture électronique

Pour répondre aux exigences de l’article 289 du Code Général des Impôts et avoir une valeur légale en cas de contrôle, la facture électronique doit être authentique et lisible. Il existe trois moyens à votre disposition pour répondre à cette exigence. 

La signature électronique pour certifier les documents PDF

Attention, il ne s’agit pas d’une signature numérisée qui n’a aucune valeur égale. 

En pratique, la signature électronique est apposée au moyen d’un code reçu par le signataire sur son mobile. Ce code permet de garantir l’identité du signataire.

La signature en elle-même est cryptée. Autrement dit, elle n’est pas visuelle, mais constituée d’une suite de nombres lisible par le destinataire à l’aide d’un code. Vous pouvez mettre en place la signature électronique sur l’une des nombreuses plateformes dédiées à la facturation électronique sur Internet.  

Ce certificat numérique garantit :

  • L’intégrité du document (pas de modification de données post-signature) ;
  • La provenance du document ;
  • L’identité du signataire.

L’utilisation d’un EDI pour structurer la facture dématérialisée

Si vous faites le choix de l’Échange de données informatisé, la facture est directement créée sur une plateforme privée ou un logiciel comptable, en conformité avec les normes en vigueur. Les formats respectant la norme EDI sont nombreux, parmi eux on retrouve VDA, ASC X12, EDIFACT, etc. 

La quarantaine de champs à remplir sur la facture sont standardisés et prédéfinis. À ce titre, l’EDI entre deux entreprises est la façon la plus fiable et aboutie pour certifier les factures dématérialisées. Mais il est plus complexe à mettre en place, car tous les partenaires de l’entreprise doivent également l’adopter.

comparatif des différents formats de factures

Source : Qwesta.

La piste d’Audit fiable

Selon l’article 289 VII du Code Général des Impôts, il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’établir une piste d’audit fiable

Concrètement, l’entreprise met en place une chaîne de contrôles sur ses activités de facturation. Ils doivent être permanents et documentés afin d’apporter la preuve de la validité de la facture. En cas de contrôle fiscal, l’administration est en mesure de reconstituer tout le processus de facturation. 

Voici les trois grands principes garantis par l’Audit fiable et comment les mettre en place :

  • L’intégrité du contenu : prouver que le document n’a pas été modifié a posteriori à l’aide de rapprochements comptables facture / commande / livraison. 
  • La lisibilité de la facture : pouvoir la présenter à tous facilement via l’utilisation du format PDF ou la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents.
  • L’authenticité : prouver que votre fournisseur existe et vous a bien livré une marchandise ou fourni une prestation.       

L’obligation de transmission électronique des factures

Créer des factures dématérialisées ne suffit pas, encore faut-il les transmettre à leur destinataire. Cette obligation d’e-invoicing suit le même calendrier que la facturation électronique et concerne les mêmes entreprises.  

Qu’est-ce que l’e-invoicing ?

L’e-invoicing, c’est la transmission des factures au format électronique.

Dans son rapport du 3 novembre 2020, la DGFIP exige la transmission électronique des factures entre entreprises redevables de la TVA au format électronique dès 2023. 

Les plateformes d’e-invoicing

Cette transmission électronique se fait via des plateformes d’e-invoicing.

Celles-ci peuvent être étatiques (Chorus) ou privées certifiées par l’État. L’administration obtient ainsi les informations sur les transactions et les opérateurs en temps réel. 

Logo Chorus Pro

Logo de Chorus Pro, la plate-forme d’e-invoicing mise en place par la DGFIP

Pour se mettre en conformité, les entreprises devront soit utiliser la plateforme publique -sans doute Chorus Pro- soit passer par des plateformes de prestataires privés spécialisées dans la dématérialisation. Les modalités de transmissions sont encore floues et devront être précisées par l’État. 

L’obligation de transmission des données ou e-reporting

La loi a également introduit une troisième obligation liée à la dématérialisation : le e-reporting.

Qu’est-ce que le e-reporting ?

Le e-reporting, c’est une facturation électronique complétée par une transmission de données à l’État. L’assujetti transmet le contenu des factures de vente et d’achat, voire d’autres éléments comptables directement à l’administration fiscale.  

Outre l’obligation d’e-invoicing, l’article 153 de la loi de finance pour 2020 a introduit l’obligation de transmission des données de facturation à l’administration. En principe, cette obligation doit suivre le même calendrier que la transmission des factures électroniques et concerne les mêmes entreprises (pour rappel, les entreprises en B2B et B2G assujetties à la TVA).

À ce stade de la réforme, la périodicité de la transmission des données, le format du e-reporting et de la facture font encore l’objet de discussions.

Le Modèle Clearance

Selon la DGFIP, l’obligation de facturation électronique à elle seule ne permettrait pas de répondre totalement aux besoins de l’administration en matière de lutte contre la fraude fiscale. C’est pourquoi elle souhaite la compléter avec l’obligation de transmission des données à l’administration fiscale. 

Le champ d’application du dispositif de e-reporting est plus large que l’obligation de facturation électronique. En effet, en plus des transactions domestiques en B2B, les entreprises qui seraient concernées par le e-reporting devront transmettre :

  • Les données des transactions entre professionnels et particuliers (B2C), sans données nominatives, pour lesquelles l’administration n’a qu’une vision limitée. Cela concerne la date de la transaction et son montant HT, le taux de TVA et son montant.       
  • Les transactions avec des opérateurs étrangers (intracommunautaire ou exportation)
  • Les données liées aux statuts des factures (statut du paiement, facture réceptionnée ou non, etc.)  

L’obligation d’archivage numérique des factures

Enfin, l’État a introduit une dernière obligation pour les entreprises, celle d’archiver numériquement les factures.

Nouvelle doctrine applicable depuis le 1er juillet 2018

Jusqu’à cette date, l’administration fiscale tolérait la conservation des factures dématérialisées selon la procédure du «double électronique». Depuis, cette procédure n’est plus admise (actualité BOFIP du 20 juillet 2018). 

Mode et délai de conservation

Les factures transmises par voie électronique doivent être conservées pendant un délai de six ans à compter de leur date d’établissement. Le vendeur dépose la facture originale dans un dispositif d’archivage à valeur probante : un serveur distant ou tout autre système de stockage électronique. La conservation s’opère sur support informatique pendant trois ans au moins puis sur tout autre support facilement accessible en cas de contrôle fiscal.

L’entreprise dispose de deux moyens pour conserver les factures dématérialisées, dans le respect de l’article A. 102 B-2 du LPF :

  • Imprimer puis numériser la facture papier au format PDF ou PDF/A3.
  • Convertir les factures électroniques directement sous ce format. 

Le fichier doit obligatoirement être horodaté et rester la copie conforme de l’original en contenu et en image. 

Conclusion

Pour beaucoup d’entreprises et d’entrepreneurs, ces nouvelles obligations vont impliquer de nombreux changements, tant sur le plan de l’organisation que des processus comptables.

Pour cette raison, beaucoup d’entrepreneurs ont réagi négativement à l’introduction de ces nouvelles mesures. 

Mais, si l’État en est le principal instigateur et bénéficiaire, les entreprises vont également pouvoir en tirer profit. En effet, ces nouvelles règles vont leur permettre de réduire la quantité de factures papier (sources de coûts), permettre de clarifier les processus comptables et limiter ainsi les erreurs. À long terme, ces réformes devraient leur permettre de faire de nombreuses économies.

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